Le 17 décembre 2020, la Chambre des représentants a enfin pu adopter la loi portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du COVID-19.
Néanmoins, les assemblées générales en présentiel restent interdites jusqu’au 15 janviers 2021 au moins.
Quelles sont les décisions prises ?
Le législateur a confirmé le report temporaires des assemblées générales qui doivent être tenues entre le 1er octobre 2020 et le 9 mars 2021. Sont également concernées les assemblées qui devaient avoir lieu entre le 10 mars 2020 et le 30 juin 2020 qui ont été reportées et n’ont pas pu être tenu entre le 1er juillet 2020 et le 30 novembre 2020.
Concrètement, ces assemblées peuvent être reportées d’un an et être fixées durant la prochaine période de quinzaine prévue par le Règlement d’ordre intérieur.
Ce report est une faculté accordée au syndic qui doit tenir compte des impératifs liés à la crise sanitaire.
Toutefois, il est prévu que le syndic puisse tenir une assemblée générale lorsqu’une décision est nécessaire, même si non urgente, ou bien à la demande de copropriétaires réunissant au moins 1/5 des quotes-parts.
Si l’assemblée ne peut se tenir à distance ou physiquement, le syndic pourra faire application de l’assouplissement temporaire de l’exigence de l’unanimité pour les décisions devant être adoptées à l’unanimité suivant la procédure écrite de l’article 577-6, § 11, du Code civil.
La durée des mandats des syndics qui expirent avant le 9 mars 2021 sont prolongés automatiquement jusqu’à la prochaine AG qui aura lieu après cette date.
Le budget pour le nouvel exercice éventuel est provisoirement calqué sur l’exercice précédent et le syndic pourra donc réclamer des provisions en conformité aux décisions de l’exercice précédent.
Pour l’assouplissement temporaire de l’exigence de l’unanimité relative aux décisions adoptées par la procédure écrite, la nouvelle loi confirme que les décisions adoptées sur la base de la procédure écrite jusqu’au 9 mars 2021 ne requièrent pas l’unanimité : les majorités légales sont d’application mais à condition que plus de la moitié des membres de l’association participent au vote et qu’ils représentent au moins la moitié des quotités. Par ailleurs, si le quorum n’est pas atteint, il ne sera pas possible d’organiser une seconde assemblée générale.
Concrètement, dans les 3 semaines de l’envoi par le syndic de la « convocation à l’Assemblée générale » qui reprend les points soumis au vote ainsi que le délai dans lequel le bulletin de vote doit être envoyé, les copropriétaires doivent transmettre leur vote par voie postale ou par courriel. Le bulletin de vote de chaque copropriétaire doit être claire et non équivoque afin qu’il puisse être comptabilisé par le syndic. Ce dernier doit mentionner dans le procès-verbal la majorité atteinte, le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus ainsi que les noms de ceux dont les bulletins de vote ont été pris en compte.
Est-il désormais possible de tenir une assemblée générale via Zoom?
Le Code civil prévoit enfin cette possibilité de tenir une assemblée générale à distance si cela est indiquée dans la convocation. Il ne s’agit donc pas d’un droit reconnu automatiquement aux copropriétaires. Il revient au syndic de décider si l’assemblée peut être tenue à distance ainsi que la manière dont cette réunion se déroulera. Le législateur ne précise pas les modalités pratiques de cette faculté.
La loi a été publiée au Moniteur belge le 24 décembre 2020 et est d’application immédiate.
Il est donc possible de tenir une Assemblée générale via Zoom !